隨著您的小型企業的推出，您需要掌握與擁有一家商店相關的會計任務。雖然會計可能不是發展業務最令人興奮的部分，但從正確的角度開始至關重要。
在本指南中，我們將介紹您需要了解的有關小型企業會計的所有信息，以及一些需要考慮的最佳會計軟件，以便您可以進入小型企業財務待辦事項清單的下一步。
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什么是小企業會計？
小型企業會計是一組用于處理、衡量和溝通企業財務的財務活動。這些活動包括稅收、管理、工資、采購和庫存。
小企業的12個會計基礎
1. 開立小型企業銀行賬戶
一個單獨的商業銀行賬戶可以在不幸的破產、訴訟或審計的情況下保護您的個人資產。如果您想從債權人或投資者那里獲得資金，強大的商業財務記錄可以增加獲得批準的可能性。
首先開一個支票賬戶，然后是任何可以幫助您組織現金流資金和稅收計劃的儲蓄賬戶。例如，您可以建立一個儲蓄賬戶，并將每筆付款的一定百分比作為您的自雇稅預扣稅。一個好的經驗法則是將收入的 25% 放在一邊，盡管對高收入者的估計可能接近三分之一。
請注意，有限責任公司（請參閱我們針對加利福尼亞有限責任公司、德克薩斯有限責任公司 和佛羅里達有限責任公司的州特定指南）、合伙企業和公司在法律上必須有一個單獨的銀行賬戶來開展業務。獨資經營者在法律上不需要單獨的帳戶，但絕對推薦。
接下來，作為新的小企業主，您需要考慮使用商業信用卡來開始建立信用。信貸對于獲得資金以及未來可能為大宗采購訂單提供融資非常重要。公司和有限責任公司必須使用單獨的信用卡以避免混合個人和企業資產。
根據您將進行的商業交易類型，不同的商業信用卡有不同的特權。例如，如果您計劃在旅行上花費很多，那么提供里程的商務信用卡可能是理想的選擇。
要開設企業銀行賬戶，您需要一個企業名稱，并且您可能需要在您所在的州或省注冊。與每家銀行核實以了解需要哪些文件。
2. 跟蹤您的小企業開支
可靠的業務簿記的基礎是有效和準確的費用跟蹤。這是一個關鍵步驟，可讓您監控業務增長、建立財務報表、跟蹤可扣除費用、準備納稅申報表以及使您的文件合法化。
從一開始，建立一個用于組織收據和其他重要記錄的會計系統。這個過程可以是簡單而老派的（帶上Filofax），或者你可以使用像Shoeboxed這樣的服務。對于美國店主來說，美國國稅局不要求您保留低于 75 美元的費用收據，但這是一個好習慣，盡管如此。
有五種收據需要特別注意：
餐飲和娛樂。 在咖啡館或餐廳舉行商務會議是一個不錯的選擇——一定要記錄下來。在收據的背面，記錄參加者以及用餐或外出的目的。
出城旅游。 IRS 和 CRA 對聲稱個人活動作為商業費用的人持謹慎態度。值得慶幸的是，您的收據提供了您外出時業務活動的書面記錄。
車輛相關費用。 記錄您使用車輛進行業務的地點、時間和原因，然后將使用百分比應用于與車輛相關的費用。
禮物收據。 對于音樂會門票等禮物，送禮者是否與收件人一起參加活動很重要。如果他們這樣做，那么費用將被歸類為娛樂而不是禮物。請注意收據上的這些詳細信息。
家庭辦公室收據。 與車輛費用類似，您需要計算房屋用于業務的百分比，然后將該百分比應用于與房屋相關的費用。
在家開展業務 是降低開銷的好方法。此外，您將有資格享受獨特的稅收優惠。您可以扣除您家中用于商務的部分，以及您的家庭互聯網、手機、上下班交通和商務差事。
任何部分用于個人用途和部分用于業務的費用都必須反映這種混合用途。例如，如果您有一部手機，您可以扣除您使用該設備進行業務的百分比。WiFi 通常也屬于這一類。汽油里程費用可 100% 扣除，只需確保保留所有記錄并記錄您的商務里程（您要去的地方和旅行的目的）。
3. 開發記賬系統
簿記是記錄業務交易、對其進行分類和核對銀行對帳單的日常會計流程。
會計是一個高級流程，它著眼于業務進展并理解簿記員在財務報表中編制的數據。作為一名新企業家，您需要確定如何管理您的書籍：
- 走 DIY 路線并使用 QuickBooks 或 Wave 等軟件。或者，您可以使用簡單的 Excel 電子表格。
- 使用本地或基于云的外包或兼職簿記員。
- 如果您的業務足夠大，請聘請內部簿記員和/或會計師。
有許多付費和免費會計軟件可供選擇，您一定會找到適合您業務需求的簿記解決方案。
小企業主還需要確定他們是使用現金還是應計會計方法。讓我們來看看兩者之間的區別。
- 現金方式。收入和費用在實際收到或支付時確認。
- 應計方法。收入和費用在交易發生時確認（即使現金尚未進出銀行）。這需要跟蹤應收賬款和應付賬款。
從技術上講，加拿大人必須使用權責發生制。為簡化起見，您可以全年使用現金法，然后在年底進行一個調整分錄，以核算未償還的應收賬款和應付賬款以用于稅收目的。
如果收入低于 500 萬美元，美國企業主可以使用現金會計，否則他們必須使用權責發生制。 ?
4.建立小企業工資系統
許多在線商店一開始都是單人秀。但作為小企業主，有必要 聘請外部幫助。為此，您需要確定該個人是雇員還是獨立承包商。
對于員工，您必須 設置工資表 并確保預扣正確的稅款。有很多服務可以幫助解決這個問題，許多會計軟件選項都提供工資單作為一項功能。
對于獨立承包商，請務必跟蹤您支付給每個人的費用。美國小企業主可能需要在年底為每個承包商提交 1099（您還需要為此保留他們的姓名和地址）。
5. 調查進口稅
根據您的業務模式，您可能計劃從其他國家購買和進口商品以在您的商店中銷售。進口產品時，您可能需要繳納稅款和關稅，如果您經營直銷業務，這一點值得注意 。
如果您要進口商品，關稅計算器可以幫助您估算自己企業的費用并制定成本計劃。有關進口稅的更多信息，請訪問國際貿易管理局（針對美國企業）或加拿大邊境服務局。
6. 確定你將如何獲得報酬
當銷售開始滾動時，您將需要一種接受付款的方式。如果您是 Shopify 的北美店主，您可以使用Shopify Payments接受借記卡或信用卡訂單。這為您省去了設置商家帳戶或第三方支付網關的麻煩。
如果您想在不使用Shopify Payments的情況下接受信用卡付款，則需要一個商家帳戶，或者您可以使用第三方支付處理器，例如PayPal、Stripe 或 Square。商家帳戶是一種銀行帳戶，可讓您的企業接受客戶的信用卡付款。
如果您使用第三方支付處理器，費用會有所不同。一些處理器收取交換加費率，通常每筆交易大約 2.9% + 30 美分。其他人對每筆交易收取固定費用，而有些人則采用每月會員模式進行無限制的金融交易。您可以查閱此列表以幫助您找到適合您所在位置的支付網關。
免費：商業計劃書模板
商業計劃通常用于獲得資金，但許多企業主發現編寫計劃很有價值，即使他們從未與投資者合作過。這就是為什么我們整理了一個免費的商業計劃模板來幫助您入門。
7. 建立銷售稅程序
電子商務世界比以往任何時候都更容易向您所在州甚至國家以外的客戶銷售產品。雖然這對于有增長目標的品牌來說是一個很好的機會，但它引入了令人困惑的銷售稅法規，這可能會導致令人頭疼的問題。
當顧客走進實體零售店時，無論他們是住在那個城市還是來自世界各地，他們都要支付他們購買的任何州或省的銷售稅。但是，當您在線銷售時，客戶可能位于不同的城市、州、省甚至國家。
加拿大店主只有在 12 個月內的收入達到 30,000 美元或以上時才需要開始征收 GST/HST。您可以分期提交您收取的 GST/HST。如果您愿意，即使您沒有獲得這么多收入，您也可以收取 GST/HST，并將其用于進項稅抵免。
向國際客戶銷售可能比國內銷售更容易。加拿大店主無需向加拿大境外的客戶收取 GST/HST。
對于美國的小企業來說，銷售稅變得有點棘手。您需要確定您是在基于原產地的州還是基于目的地的州經營您的業務。在前者中，您必須根據您經營業務的州收取銷售稅。后者要求根據購買者的位置征收銷售稅。
美國企業的國際采購免稅。這一切都會變得有點復雜，因此請咨詢您的會計師，以獲取有關您所在州的國際銷售稅法規的詳細信息。
8. 確定您的納稅義務
稅收義務因您的業務結構而異。如果您是個體經營者（獨資企業、有限責任公司、合伙企業），您將在個人納稅申報表上申報營業收入。另一方面，公司是獨立的稅務實體，獨立于所有者征稅。您從公司獲得的收入作為雇員征稅。
如果您對潛在的納稅義務有任何疑問，明智的做法是咨詢稅務專業人士。盡管有成本，但它可以為您節省大量時間和金錢。
9.計算毛利率
提高商店的毛利率是獲得更多整體收入的第一步。為了計算毛利率，您需要知道生產產品所產生的成本。為了更好地理解這一點，讓我們快速定義銷售成本 (COGS)和毛利率。
- 銷貨成本 (COGS)。這些是生產公司銷售的產品所產生的直接成本。這包括材料和直接人工成本。
- 毛利率。這個數字代表企業為生產產品或服務而產生所有直接成本后保留的總銷售收入。
以下是計算毛利率的方法：
毛利率 (%) = (收入 - COGS) / 收入
您還可以使用我們的免費利潤率計算器來插入您的數字以進行快速計算。
您銷售產品的價格與最終業務實際帶回家的價格之間的差異真正決定了您保持開門的能力。
10.申請小企業資金
由于無法控制的外部環境，您可能會出現意外的銷售下滑，或者您可能需要在季節性業務的低迷時期進行財務提振。具有遠大增長目標的品牌通常需要獲得資金，以便在新產品開發、庫存、零售店、招聘等方面進行投資。
請記住，要獲得小企業貸款，您可能必須提供財務報表——至少是資產負債表和損益表，可能還有現金流量表。Shopify Capital 讓Shopify 商家可以輕松獲得資金。貸款和墊款是根據商店以前的銷售額計算的，還款是通過商店未來的銷售額來償還的。
在您簽署債務之前，計算貸款的投資回報率很重要。將您需要貸款支付的所有費用、您將從貸款中獲得的預期新收入以及總利息成本加起來。您可以使用我們的商業貸款計算器找出總成本。
11.尋找優質的會計合作伙伴
作為小企業主，您需要了解公認會計原則 (GAAP)。這不是規則，但它可以幫助您衡量和了解公司的財務狀況。
如果您需要一點額外的財務規劃幫助或指導，許多小型企業會計師和財務專業人士可以幫助您更好地控制您的資金。有幾個人可能需要考慮入伍：
- 注冊會計師（CPA）。在審計的情況下，注冊會計師是唯一可以合法編制經審計的財務報表的個人。
- 會計。簿記員管理日常記錄，定期核對賬目，對費用進行分類，并管理應收賬款/應付賬款。
- 報稅員。您的報稅員會填寫必要的表格，并可能在報稅季代表您提交。有些人還會設置您的預估稅款。
- 稅務規劃師。這些專業人士會在您報稅前幫助您優化稅款，幫助您了解降低稅負的方法。
12. 定期重新評估你的方法
剛開始時，您可能會選擇使用簡單的電子表格來管理您的書籍，但隨著您的成長，您將需要考慮更高級的方法，例如 QuickBooks 或 Bench。隨著您的成長，商業財務報表自然會變得更加復雜。
重要的是要不斷重新評估您在書籍上花費的時間以及這些時間對您的業務造成的損失。這就是為什么學習會計基礎知識如此重要的原因，即使您不打算總是自己做會計。
正確的簿記解決方案意味著您可以在業務上投入更多時間，而不再需要簿記，并可能節省業務資金。雙贏！
最佳小企業會計軟件
每個企業主都需要好的會計軟件，以避免浪費時間手動輸入數據。小型企業會計軟件是您用來快速輕松地訪問財務信息的工具。它可以讓您檢查銀行余額、了解收入和成本、預測盈利能力、預測稅收負債等。
將您的商業銀行賬戶和信用卡連接到軟件后，金融交易就會出現在隊列中并被分組。您可以在您的會計科目表中找到所有這些信息。一旦您批準了這些類別，交易就會自動在您的財務報表中結算。
在您的帳戶軟件中尋找的一些功能包括：
- 平臺集成。您希望您的會計軟件與您的電子商務平臺集成，并支持第三方應用程序與合同管理工具等的集成。
- 廣泛的報告。大多數會計軟件都提供基本報告。您將需要一個提供高級報告（例如庫存和費用）的報告，以便您可以快速監控企業的財務狀況。
- 銷售稅配置。知道您需要支付多少銷售稅以及收取多少是令人困惑的。最好的會計軟件可以輕松計算銷售稅。
- 優秀的支持。檢查評論和支持評級以了解軟件公司的客戶支持情況。以 24/7 全天候支持和自助服務中心為目標。
小型企業有許多用戶友好的會計軟件選項，從免費模型到付費模型。您還可以瀏覽 Shopify 應用商店以獲取與您的電子商務商店無縫集成的會計軟件。
查看以下可用于管理書籍的會計軟件。
施樂
Xero是一個基于云的會計系統，專為小型和成長型企業設計。您可以與值得信賴的顧問聯系，了解您的財務狀況。它可以從任何設備訪問。此外，借助 Xero 的高級會計功能，您可以隨時隨地查看您的現金流、交易和其他財務信息。
好處：
- 庫存和庫存管理
- 實惠的價格
- 連接各大銀行
- 易于查看和可定制的報告
- 聯系人數據庫和細分
- 工資單
- 移動應用
- 銀行對賬
在線快書
QuickBooks Online是由 Intuit 運行的小型企業會計軟件。您可以使用它來捕捉和存儲費用收據、跟蹤您的收入和支出等。
QuickBooks 顯示您的所有成本，例如庫存和維護成本，以及您的企業在一段時間內進行的每筆銷售。它還使用永久庫存跟蹤提供庫存自動化，因此每次銷售時都會更新您的銷售和庫存成本。您還可以將 QuickBooks 與 Shopify 集成以保持井井有條并保持最新狀態。
好處：
- 移動應用
- 基于云的
- 里程跟蹤
- 承包商管理
- 庫存跟蹤
- 將業務和個人開支分開
海浪
Wave是為小型企業構建的基于網絡的會計解決方案。借助其銀行對賬功能，您可以鏈接您的銀行賬戶、PayPal 賬戶和其他數據源以查看實時業務交易。您還可以生成報告，例如應收帳款、資產負債表、銷售稅報告和應付帳款。
好處：
- 經濟實惠
- 有競爭力的信用卡處理費
- 免費會計和收據掃描
- 沒有交易或計費限制
- 無限數量的用戶
- 移動應用
新鮮書
FreshBooks是一款面向小型企業的基于云的會計和發票管理軟件。它提供費用管理、核心會計以及處理基本簿記所需的一切。
好處：
- 便于使用
- 與 Shopify 集成
- 簡單定價
- 可定制的發票
- 詳細的自助服務支持
雖然不乏可供選擇的會計和稅務工具，但最終您希望使用一種您感覺舒適并打算長期使用的工具。當然，您可以隨時切換工具，但這可能是您希望盡可能避免的及時過程。
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如果這一切仍然讓人感到不知所措，請不要忘記：有會計專業人士可以幫助小企業主管理財務記錄和義務。
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